5 digitale Lösungen für Unternehmen zur Erfüllung der E-Rechnungspflicht

Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Für kleinere Unternehmen greift die Pflicht zur Ausstellung ab 2027 vollständig. Obwohl diese Vorgabe zunächst wie zusätzlicher Verwaltungsaufwand erscheinen kann, bietet sie zugleich Potenzial: Unternehmen, die ihre digitalen Abläufe frühzeitig passend aufsetzen, können dauerhaft Zeit sparen, Fehler verringern und eine verlässliche Basis für weiteres Wachstum schaffen.

Von der E-Rechnungspflicht ist weit mehr als nur die Buchhaltungssoftware betroffen. Erforderlich ist das abgestimmte Zusammenspiel mehrerer digitaler Tools, damit Rechnungen richtig erstellt, geschützt übertragen, revisionssicher abgelegt und ohne Unterbrechung weiterverarbeitet werden. Diese fünf Lösungen schaffen dafür die notwendige Grundlage.

1. Sage: Software für Buchhaltung und E-Rechnungen

Für Unternehmen, die die Anforderungen der E-Rechnungspflicht umsetzen wollen, bietet Sage einen passenden Ausgangspunkt. Die Software verarbeitet die gesetzlich erforderlichen Formate ZUGFeRD und XRechnung, unterstützt die direkte Übermittlung an Behörden sowie Geschäftspartner und gewährleistet GoBD-konforme Abläufe über die gesamte Rechnungsverarbeitung hinweg.

Anstatt Rechnungen händisch in einer Tabellenkalkulation anzulegen und anschließend als PDF zu verschicken, erstellt Sage sie automatisiert im strukturierten Datenformat. Gleichzeitig werden die Buchhaltungsdaten automatisch angepasst, wodurch eine doppelte Erfassung entfällt. Unternehmen, die bislang keine professionelle Buchhaltungssoftware verwenden, finden damit einen geeigneten Zeitpunkt für die Einführung.

Warum das wichtig ist: Sage ermöglicht rechtskonforme E-Rechnungen nach deutschem Recht und reduziert manuellen Aufwand an einer zentralen Stelle des Rechnungsprozesses.

2. Personio oder Haufe Akademie: Plattformen für Mitarbeiterschulungen

Technische Systeme reichen für sich genommen nicht aus. Mit der Einführung der E-Rechnung ändern sich Prozesse in Buchhaltung, Einkauf und Vertrieb. Beschäftigte müssen wissen, welche Formate künftig gelten, wie die Software genutzt wird, wie Eingangsrechnungen zu bearbeiten sind und welche Schritte bei Fehlern notwendig sind.

Mit Plattformen wie Personio lassen sich interne Schulungsmaßnahmen planen und dokumentieren. Die Haufe Akademie stellt gezielte Weiterbildungen zu den rechtlichen und technischen Anforderungen der E-Rechnungspflicht bereit. Gut vorbereitete Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entscheiden darüber, ob die Umstellung reibungslos gelingt oder zu Fehlern und Verzögerungen führt.

Warum das wichtig ist: Auch leistungsfähige Software bringt ohne geschulte Mitarbeiter wenig. Weiterbildung ist bei der Umsetzung neuer gesetzlicher Vorgaben eine sinnvolle Investition.

3. DocuWare oder ELO: Systeme für Dokumentenmanagement

Elektronische Rechnungen sind revisionssicher zu archivieren. Das heißt, sie müssen im Originalformat unveränderbar gespeichert werden und jederzeit verfügbar sein. Ein professionelles Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie DocuWare oder ELO übernimmt diese revisionssichere Ablage und weist die GoBD-Konformität über entsprechende Zertifizierungen nach.

Gerade die Archivierung wird bei der E-Rechnungspflicht von vielen Unternehmen unterschätzt. Rechnungen lediglich in einem Serverordner abzulegen, genügt den gesetzlichen Anforderungen nicht. Ein zertifiziertes DMS stellt sicher, dass bei einer Betriebsprüfung sämtliche Belege vollständig und in der vorgeschriebenen Form bereitstehen.

Warum das wichtig ist: Die revisionssichere Archivierung ist keine freiwillige Maßnahme, sondern eine gesetzliche Vorgabe. Ein zertifiziertes DMS kann Rückfragen und Beanstandungen durch das Finanzamt vermeiden.

4. DATEV-Schnittstelle oder Boomi: Plattformen für Integration und Middleware

In zahlreichen Unternehmen laufen mehrere Systeme nebeneinander, etwa Warenwirtschaft, Buchhaltung, Kundenportal und möglicherweise ein ERP-System. Damit E-Rechnungen ohne manuelle Übertragung zwischen diesen Anwendungen ausgetauscht werden können, ist eine verlässliche Integrationsebene erforderlich.

Middleware-Lösungen und Schnittstellenplattformen leiten Rechnungsdaten automatisiert an die benötigten Systeme weiter – im passenden Format und ohne Medienbrüche. Dadurch lassen sich Fehler reduzieren, Zeit sparen und bestehende Systeme auch nach der E-Rechnungsumstellung zuverlässig miteinander verbinden.

Warum das wichtig ist: Manuelle Datenübertragungen und Systembrüche zählen zu den häufigsten Fehlerquellen in der Rechnungsverarbeitung. Erst die saubere Verbindung aller Systeme ermöglicht einen tatsächlich effizienten E-Rechnungsprozess.

5. DocuSign oder Validated ID: Lösungen für digitale Signaturen

Elektronische Rechnungen müssen sowohl die Authentizität ihrer Herkunft als auch die Unversehrtheit ihres Inhalts gewährleisten. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist eine Möglichkeit, diese Voraussetzungen zu erfüllen. Plattformen wie DocuSign oder Validated ID erlauben es, Dokumente rechtssicher digital zu unterzeichnen, ohne Papier oder ein persönliches Erscheinen.

Im Zusammenhang mit der E-Rechnungspflicht sind digitale Signaturen insbesondere für B2B-Unternehmen relevant, die die Echtheit ihrer Rechnungen per Signatur absichern wollen, statt sich ausschließlich auf den strukturierten Datenaustausch zu stützen.

Warum das wichtig ist: Eine qualifizierte digitale Signatur bestätigt die rechtlich anerkannte Authentizität und Unversehrtheit elektronischer Dokumente und bildet einen wichtigen Baustein eines vollständig digitalen Rechnungsablaufs.

Häufige Fragen

Wann wird die E-Rechnung für mein Unternehmen zur Pflicht?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu 800.000 Euro dürfen bis Ende 2026 weiterhin andere Formate nutzen. Ab 2028 gilt die vollständige Verpflichtung für alle. Dennoch empfiehlt es sich, die letzte Frist nicht abzuwarten, weil die technische Umstellung Zeit benötigt.

Worin unterscheidet sich eine PDF-Rechnung von einer echten E-Rechnung?

Eine PDF-Rechnung stellt ein digitales Abbild einer Rechnung dar und wird nach dem neuen Recht als „sonstige Rechnung“ eingeordnet, nicht als E-Rechnung. Eine echte elektronische Rechnung enthält dagegen strukturierte, maschinenlesbare Daten in einem standardisierten Format wie ZUGFeRD oder XRechnung. Buchhaltungssysteme können diese Daten automatisiert verarbeiten. Der Unterschied ist sowohl technisch als auch rechtlich wesentlich.

Was umfasst die GoBD-Konformität und weshalb ist sie relevant?

Die GoBD bezeichnen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Sie bestimmen, wie digitale Belege zu speichern, zu archivieren und für Betriebsprüfungen bereitzuhalten sind. GoBD-konforme Software gewährleistet, dass elektronische Dokumente nicht nachträglich geändert werden können und jederzeit verfügbar sind.

Lässt sich die E-Rechnungspflicht erfüllen, ohne alle vorhandenen Systeme auszutauschen?

In vielen Fällen ist das möglich. Aktuelle Buchhaltungs- und ERP-Software kann über Schnittstellen an bestehende Systeme angebunden werden, sodass ein vollständiger Austausch nicht erforderlich ist. Entscheidend bleibt, dass die verwendete Software die gesetzlich vorgeschriebenen Formate unterstützt und eine GoBD-konforme Archivierung ermöglicht. Eine professionelle Beratung vor der Umstellung kann helfen, den passenden Weg für die jeweilige Systemlandschaft zu bestimmen.

Welche Folgen hat es, wenn ein Unternehmen die Anforderungen nicht fristgerecht erfüllt?

Unternehmen, die elektronische Rechnungen weder empfangen noch ausstellen können, müssen mit Verzögerungen bei der Rechnungsstellung, Schwierigkeiten im Geschäftsverkehr mit Partnern und Behörden sowie möglichen steuerlichen Folgen rechnen. Eine frühzeitige Vorbereitung ist der verlässlichste Weg, diese Risiken zu begrenzen.

Hands-on Experience